06.10.2010
Immer ein offenes Ohr
Zwischen bürokratischer Ordnung und seelsorgerlichen Taschentüchern: Ein Blick hinter die Kulissen – das Studierendensekretariat der Bergischen Uni
Claudio Menge, angehender Student, im Gespräch mit Petra Wysocki, ist zufrieden: „Mir wurde schnell geholfen.“Fotos Sebastian Jarych
Kurz vor Beginn des Wintersemesters herrscht Hochbetrieb im Studierendensekretariat der Bergischen Uni. Das Team aus zehn Mitarbeitern und vier studentischen Hilfskräften kümmert sich zum einen um die „verwaltungstechnischen“ Angelegenheiten des Studiums – so ganz ohne Bürokratie geht’s halt nicht, damit alles seine Ordnung hat. Zum anderen informiert das Studierendensekretariat über alle Einzelheiten zum Thema Bewerbung, Immatrikulation, Umschreibung, Beurlaubung, Exmatrikulation sowie zu den Studienbeiträgen.
Das Team des Studierendensekretariats (v.l.n.r.): Abteilungsleiter Klaus Wanzke, studentische Hilfskraft Sabine
Schmidt, Beate Höfs, zuständig für besondere Auskünfte und spezielle Angelegenheiten) Gudrun Koppitsch-Pilken,
zuständig für Studienbeiträge), Jessica Koloß bearbeitet Studienbewerbungen, Einschreibungen, Rückmeldungen,
studentische Krankenversicherungs- und „allgemeine“ Angelegenheiten, ebenso Susanne Rübenstrunk, unterstützt
von dem studentischen Mitarbeiter Michael Schmidt; Petra Wysocki und Anne Imbusch sind ebenfalls zuständig für
Studienbewerbungen, Einschreibungen, Rückmeldungen, studentische Krankenversicherungen und „allgemeine
Angelegenheiten, und Reinhard Pawelzig, der Dienstälteste, bearbeitet Exmatrikulation und Beurlaubungen. Es fehlen Monika Trentsch-Klages und Stephan Hötzel.Klick auf das Foto: Größere Version (2000 x 1333 pix; 2,34 MB)
Aber auch mit Taschentüchern und Pflastern ist das Team ausgerüstet. „Wir sind hier die erste Anlaufstelle für die Studierenden mit all ihren Fragen und Sorgen. Da kommen dann auch schon mal Taschentücher zum Einsatz. Gerade die langjährigen Mitarbeiterinnen fungieren dann häufig als Seelsorger“, erzählt Petra Wysocki, die seit 15 Jahren im Studierendensekretariat beschäftigt ist.
Seither hat sich einiges geändert. Vor drei Jahren wurde das Studierendensekretariat in einen Frontoffice- und Backofficebereich aufgeteilt: Der öffentliche Bereich ist damit neben den Haupteingang auf dem Campus Grifflenberg in eine wesentlich zentralere Position gerückt.
Im Gebäude O, dem angestammten Platz des Studierendensekretariats, wird überwiegend „hinter den Kulissen“ gearbeitet.
Schlangestehen in der Einschreibungszeit.
„Heute sind viele Vorgänge automatisiert und damit für uns und die Studierenden deutlich schneller und einfacher geworden. So kann man sich beispielsweise online problemlos von überallher bewerben und einschreiben, ohne dafür eigens nach Wuppertal fahren zu müssen“, erklärt Anne Imbusch.
„Ich kann mich noch gut an frühere Zeiten erinnern, als die Studierenden hunderte Meter Schlange quer im Innenhof an der Gaußstraße standen, um sich einzuschreiben. Das hatte allerdings auch den Vorteil, dass die Studierenden genügend Zeit hatten sich schon mal vor Studienbeginn kennen zu lernen“, ergänzt der Leiter Klaus Wanzke schmunzelnd.
Diese berühmte Schlangenbildung zu Einschreibzeiten war tatsächliche eine ungemein beliebte Flirtbörse.
Die klassische Hängeregistratur
ist auch im
digitalen Zeitalter nicht zu
vermeiden: Aktenberge
kennzeichnen momentan
das Bild im Backoffice-
Bereich des Studierendensekretariats
- für Anne
Imbusch ist das Büro-
Alltag.
Die Nachfrage ist übers Jahr sehr unterschiedlich. „Während uns um Weihnachten herum manchmal nur fünf Personen im Studierendensekretariat besuchen, kontaktieren uns in der Einschreibezeit bis zu 150 junge Leute täglich, Telefon- und Email-Kontakte nicht mitgerechnet. Momentan stehen schon morgens beim Aufschließen mindestens zehn Leute vor der Tür“, erzählt Petra Wysocki.
Unsere Autorin Janine Dietz (25) studiert seit dem Wintersemester 2004 an der Bergischen Universität (Hauptfach Germanistik, Nebenfächer Kunst- und Designwiss., Politik). Sie arbeitet als studentische Hilfskraft in der Pressestelle, ist freie Mitarbeiterin der Wuppertaler Rundschau und des TOP MAGAZINS. Zurzeit schreibt sie an ihrer Magisterarbeit. Als nächstes wird Janine Dietz das Akademische Auslandsamt porträtieren.
Mitunter erlebt das Team auch ungewöhnliche Situationen. „Neulich war eine junge Frau mit ihrem Vater bei uns, um ihre Unterlagen für die Einschreibung einzureichen. Der Vater hat dabei jeden Schritt seiner Tochter mit der Kamera festgehalten“, erinnert sich Petra Wysocki.
In diesem Jahr sind die Anmeldezahlen erneut gestiegen. „Für das kommende Semester sind bei uns 30.000 Bewerbungen eingegangen, etwa 2400 haben sich bisher an der Bergischen Universität eingeschrieben. Bis zum Semesterbeginn rechnen wir mit 2800 bis 3000 Einschreibungen“, so Klaus Wanzke.
Um diesen Riesenberg an Vorgängen möglichst schnell zu bearbeiten, hat das Studierendensekretariat vorübergehend verkürzte Öffnungszeiten für den Publikumsverkehr.
„Trotz Überstunden und angepassten Öffnungszeiten haben wir momentan vom Einreichen bis zur Mitteilung an den Studierenden eine Bearbeitungsdauer von ca. vier Wochen“, erklärt Petra Wysocki.
Routine – und ein wenig mehr Ruhe „nach dem Sturm“ – wird vermutlich erst wieder einkehren, wenn auch die Nachrückverfahren abgewickelt sind und alle Studierenden ihrer Haupttätigkeit nachgehen, nämlich Studieren an der Bergischen Universität.
JANINE DIETZ
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